Manchmal passieren die blödesten Sachen. Da will man einen guten Eindruck machen und bügelt die zerknitterte Tankquittung noch kurz, bevor man sie an den Fotografen schicken will. Eine ganz doofe Idee.. Somit ist es mal wieder Zeit für einen Eigenbeleg. Eine Vorlage und eine genauere Beschreibung wie, wann und wozu ein Eigenbeleg gut ist, sowie eine Vorlage zum Download findest Du ganz unten im Text.
Ja, Thermopapier verzeiht vieles, aber nicht ein heißes Bügeleisen. Aus einer Benzinquittung wird so ganz schnell ein schwarzes Etwas, das sicherlich nicht vom Fotografen, geschweige denn vom Finanzamt, anerkannt wird.
Immer, wenn man die Quittung verloren, bzw. einfach keine bekommen hat, kann man einen Eigenbeleg ausstellen. Sofern die Ausgaben beruflich nötig und glaubhaft waren, wird ein Eigenbeleg sogar vom Finanzamt anerkannt.
Allerdings ist ein Eigenbeleg nur als Notlösung gedacht und muss ein Ausnahmefall bleiben, ansonsten macht das Finanzamt da nicht lange mit. Auch freut sich sicher kaum ein Fotograf, bei der Abrechnung der Auslagen eines Jobs vom Assistenten einen Haufen Eigenbelege für verloren gegangene Quittungen zu bekommen.
Ein Nachteil haben Eigenbeleg aber auf jeden Fall: Der Abzug der Vorsteuer ist nicht möglich.
Was muss nun drauf und wie muss ein Eigenbeleg aussehen?
- Datum der Aufwendung
- Art der Aufwendung
- Kosten, Umsatzsteuer
- Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift
- Grund für den Eigenbeleg (Verlust, nicht quittierte Leistung)
- eigene Unterschrift
Es gibt kein offizielles Formular für einen Eigenbeleg. Eingebürgert hat sich ein Vordruck in der Art, wie er hier zum Download bereitsteht:
Wenn mal auf einem Job ein Beleg verloren geht, ist das sicher nicht schlimm. Ärgerlich wird es erst, wenn man auf einem längeren Job ordentlich viele Quittungen gehortet hat, beispielsweise, wenn man als Fahrer für die Verpflegung zuständig war und dann der ganze Haufen abhanden kommt.
Wahrscheinlich kann man dann nur noch pauschal die ungefähr ausgegebene Summe bestimmen. Eine Aufschlüsselung in einzelne Posten wird kaum mehr möglich sein. Ob die Produktionsfirma oder der Fotograf das dann akzeptiert ist ungewiss, denn hier liegt ja eindeutig eine Sorgfaltspflichtverletzung auf Seiten des Assistenten vor. Also gilt es, besonders gut auf die Quittungen aufzupassen und sie möglichst schnell abzurechnen.