Die Fotoassistenz ist gut gelaufen, eine Rechnung wurde vor geraumer Zeit gestellt – der Fotograf zahlt nur leider nicht.
Bevor man sich nun ärgert und darüber nachdenkt, ihn gleich zu mahnen, sollte man immer zuerst beim Fotografen freundlich nachfragen. Meist gibt es eine sinnvolle Erklärung für das ausbleibende Geld. Manchmal hat der Fotograf die Rechnung nicht erhalten, er hat die Zahlung einfach vergessen, oder er ist mit einem Fotojob so stark in Vorleistung gegangen, dass er im Moment nicht einmal den Fotoassi zahlen kann.
Meiner Erfahrung nach zahlen die meisten Fotografen, sobald sie können. Alle ein, zwei Wochen freundlich nachfragen und eine Email schicken hilft oft mehr, als eine Mahnung zu versenden und sich unbeliebt zu machen. Meist ist das Geld mit dieser Taktik innerhalb weniger Wochen da. Nur einmal hat es bei mir trotz aller Bemühungen geschlagene 6 Monate gedauert…
Wird man allerdings ewig und vor allem ohne eine vernünftige Erklärung vertröstet, sollte man sich überlegen, etwas bestimmter sein Honorar einzufordern. Egal, ob man nun selber Mahnungen verschickt, ein Mahnverfahren beim Amtsgericht anstrengt, oder die Forderung an ein Inkassobüro abgeben möchte – einige Dinge gilt es zu beachten:
Das Wichtigste vorweg: Egal, wie oft ich eine Rechnung per Email oder Brief schicke, alle Zahlungsfristen gelten ab Zugang der Rechnung beim Rechnungsempfänger. Theoretisch geht man zwar davon aus, dass jeder seine Mailbox und seinen Briefkasten regelmäßig leert – aber der Knackpunkt hierbei bleibt, dass ich den Zugang der Rechnung nicht beweisen kann. Und solange wie es keinen Beweis gibt, laufe ich mit meiner Forderung, Verzugszinsen oder Mahngebühren ins Leere..
Theoretisch wäre es also am Besten, schon die erste Rechnung gleich als Einschreiben zu versenden. Aber das ist teuer, unpraktisch und zerstört natürlich auch jedes Vertrauensverhältnis mit dem Fotografen.
Somit bietet sich folgendes Vorgehen an:
– Rechnung stellen mit einem Zahlungsziel von z. Bsp. 14 Kalendertagen (per Email oder Brief).
– nach Ablauf der Zahlungsfrist erneut die Rechnung senden – dieses Mal auf jeden Fall per Brief an die im Impressum angegebene Adresse mit neuem Zahlungsziel
– nach Ablauf der Zahlungsfrist eine Mahnung mit neuer Zahlungsfrist als Einwurfeinschreiben senden.
Bis jetzt hat man die Rechnung einmal per Email, einmal per Brief und einmal als Einschreiben versendet.
Aber erst mit dem Einlieferungsbeleg des Einschreibens kann man den Zugang der Rechnung sicher beweisen und nach Ablauf der Zahlungsfrist ist der Fotograf belegbar in Verzug.
– Ab diesem Punkt ist man nun auf der sicheren Seite und kann Mahnungen mit Gebühren versenden und Verzugszinsen berechnen, die Forderung an ein Inkassounternehmen verkaufen oder einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen.
Hier noch einmal die Punkte etwas ausführlicher in einer Übersicht:
Ab wann ist der Rechnungsempfänger in Verzug?
Hat man eine Rechnung ohne Zahlungsziel verschickt, tritt der Verzug 30 Tage nach Zugang der Rechnung ein.
Um das abzukürzen, empfiehlt es sich auf der Rechnung ein festes Datum anzugeben (zu zahlen bis) oder zu schreiben: „zahlbar innerhalb von z. Bsp. 14 Kalendertagen nach Rechnungserhalt“. Der Verzug beginnt am Kalendertag nach Ablauf der Zahlungsfrist.
Wie beweise ich den Zugang der Rechnung?
Zwar geht der Gesetzgeber davon aus, dass jeder seinen Briefkasten regelmäßig leert und seine Emails ließt, auf der sicheren Seite ist man allerdings nur mit dem Einlieferungsbeleg eines Einschreibens.
Ab wann darf eine Mahnung geschrieben werden?
Sobald der Rechnungsempfänger in Zahlungsverzug ist, darf man ihn mahnen.
Kann ich Mahngebühren berechnen?
Mahngebühren kann man berechnen, sobald der Fotograf in Verzug ist. Allerdings müssen diese Mahngebühren „angemessen“ sein und sollten nicht mehr als wenige € betragen.
Kann ich Verzugszinsen berechnen?
Ab dem Tag, ab dem der Rechnungsempfänger in Verzug ist, kann man auch Verzugszinsen berechnen. Da es sich bei einer Fotoassistenz um eine selbstständige Tätigkeit handelt, können acht Prozentpunkte über dem Basiszinssatz berechnet werden. Das macht bei einer offenen Rechnung von 1000€ und einem Monat Verzug ca 7 € aus.
Muss ich eigentlich eine Mahnung schicken?
Nein, zahlt der Rechnungsempfänger nicht innerhalb der gesetzten Frist (bzw. der gesetzlichen 30-tägigen Frist) nach Zugang der Rechnung ist er in Verzug und man darf sofort ein Inkassobüro oder ein Mahnverfahren beim zuständigen Amtsgericht anstrengen.
Würde man also die erste Rechnung mit 7-tägigem Zahlungsziel gleich als Einschreiben versenden, könnte man schon am 8. Tag die Forderung beim Amtsgericht geltend machen und hätte vielleicht in Rekordzeit sein Geld – aber auch mindestens einen Fotografen weniger, der einen bucht…
Bei all den Überlegungen zu Mahnungen sollte man also nie vergessen, dass das immer nur das letzte Mittel sein sollte und man immer erst versuchen sollte, persönlich eine Lösung zu finden. Es ist sicher besser, einige Wochen länger auf das Honorar vom Fotojob zu warten, als einen Fotografen als Auftraggeber weniger zu haben..